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Conheça o BPM (Business Process Management) e suas aplicações

A eficiência e a produtividade de uma empresa estão diretamente relacionadas à capacidade de gerar valor para o negócio e à qualidade de seus processos. Quando estes estão em um aprimoramento constante, é possível ganhar competitividade no mercado. Por outro lado, quando não funcionam bem, a organização perde em muitos pontos, inclusive nos custos de manutenção do empreendimento. Essa preocupação leva muitas corporações a adotarem o Business Process Management (BPM).

Certamente você já ouviu falar sobre esse conceito. Mas sabe realmente para o que ele serve, como funciona e quais são os seus benefícios? Pois bem, aqui está a sua chance de descobrir tudo sobre ele! Já adiantando, a gestão de processos de negócios trata-se de uma abordagem que é utilizada para fazer com o que o fluxo do trabalho seja mais adaptável e eficiente.

Então, com a teoria básica apresentada, chegou o momento de compreender o que de fato é o BPM, como funciona e quais são as vantagens de utilizá-lo na sua empresa. Confira!

1. Conceito de BPM

Só se consegue aprimorar aquilo que se pode gerenciar e só se consegue gerenciar aquilo que se pode medir. Uma organização que não conhece de maneira bem clara todos os seus processos está em total desvantagem frente às empresas que sabem gerenciá-los e fazem melhorias constantes a cada dia.

Sem compreender os processos rotineiros de um negócio, é praticamente impossível implantar mudanças e melhorias de maneira gerenciável, organizada e previsível.

Logo, se o seu objetivo é conhecer o que é o BPM, tenha certeza de que ele é de total relevância para as empresas, uma vez que visa medir e gerenciar os processos que estão sendo executados, para que dessa forma se consiga fazer evoluções.

A fim de entender o conceito de Business Process Management mais a fundo, antes de qualquer coisa, é importante relembrar o que vem a ser um processo de negócio. Basicamente, é um conjunto de tarefas feitas pelas empresas no seu dia a dia, as quais perpassam todos os setores. E a sua finalidade é entregar valor aos clientes. Sendo assim, uma iniciativa de BPM tem como propósito a melhoria (radical ou incremental) dos processos de negócio.

Torna-se bem mais fácil compreender a necessidade de um BPM quando se pensa em uma aquisição ou fusão de um novo empreendimento. Isso acontece porque, em casos assim, é necessário entender ou rever os grupos de atividades de negócio de cada parte, visando fazer uma sincronização processual completa.

Dessa forma, o BPM pode ser entendido como uma abordagem gerencial adaptável, criada para facilitar e sistematizar processos organizacionais individuais complexos.

Imagine que o seu negócio precise fazer a aquisição de um ERP (software de gestão empresarial). Para fazer tal implementação, é preciso identificar quais são os processos atuais e saber como aprimorá-los, entre diversas questões imprescindíveis nesse caso. Só assim se consegue dar andamento à viabilização sistêmica, automatizando os processos ou sistematizando a realização das atividades.

É exatamente aí que o BPM entra, oferecendo todas as informações sobre a execução das atividades organizacionais (estratégicas e operacionais) para incluí-las nas funcionalidades do software.

Então, uma pergunta bem simples: por que uma empresa precisa de um BPM? Bom, a resposta também é bastante simples: quando um negócio evolui, não se pode continuar com o mesmo conjunto de atividades iniciais. Afinal, a partir do momento em que os processos não são reajustados, a organização vai sentir aquela famosa dor do crescimento.

2. Aspectos do BPM

O Business Process Management abrange inúmeros aspectos da dinâmica de uma empresa, tais como: estratégias, métodos, objetivos, papéis, estruturas organizacionais, cultura, políticas e tecnologias. Vamos conhecê-los com mais detalhes a seguir:

2.1. Estratégias

Para que um negócio seja capaz de atingir a visão de futuro almejada, é necessário que os processos estejam totalmente alinhados ao planejamento estratégico.

Garantir uma operação adequada e eficiente é uma parte indispensável na conquista das estratégias estabelecidas no plano de execução, pois colocam em prática as ações necessárias para o cumprimento daquilo que foi planejado.

2.2. Método

Podemos definir um método como uma forma de fazer alguma coisa. Por exemplo, os graduados que vão se formar precisam apresentar um TCC (Trabalho de Conclusão de Curso) e para isso devem escolher os seus instrumentos de pesquisa, como entrevistas, pesquisa de campo, análise de documentos etc.

O mesmo acontece no BPM, já que ele precisa ter métodos próprios para fazer o gerenciamento dos processos. Contar com um escritório de processos vai auxiliar na perpetuação da metodologia e, claro, na condução das melhorias e transformações de processo.

2.3. Objetivos

Alcançar os objetivos é o sonho de qualquer organização. Muitas vezes, os objetivos não conseguem ser atingidos devido à falta de uma definição clara dos processos.

Algumas empresas até a possui, mas não são capazes de gerenciar os processos de maneira adequada para que eles consigam entregar valor ao cliente e performar melhor. Além disso, pode acontecer de a empresa não ter os objetivos bem definidos, tornando mais difícil a distribuição de recursos para os processos adequados.

2.4. Papéis

Durante o fluxo de processo, é extremamente comum que muitas pessoas participem das atividades que contribuem para chegar ao resultado do processo.

No Business Process Management, cada processo tem um “dono”, o qual fica responsável pela sua performance. Isso inclui a cobrança para que as outras pessoas façam a sua parte para que não prejudiquem o desempenho do todo.

2.5. Estruturas organizacionais

O modo como uma empresa está estruturada também vai influenciar significativamente na gestão de processos.

Geralmente as organizações separam os seus processos por departamento, porém, é importante ressaltar que o BPM trata de processos ponta a ponta, ou seja, aqueles que têm uma visão holística das funções de negócio, procurando atender o propósito final do processo, independentemente dos departamentos que participam da sua execução.

Para que os processos consigam atingir o resultado que se espera deles, é preciso que haja colaboração e integração entre todos os setores.

2.6. Cultura

Instaurar excelentes práticas de BPM em uma organização exige, muitas vezes, uma mudança na cultura organizacional. É fundamental ter em mente que os colaboradores estão acostumados a trabalhar os processos de maneira singular, que nem sempre considera o que as boas práticas de BPM pregam.

Também há empresas que nem contam com uma cultura orientada aos processos, sendo que cada setor tem o seu jeito de fazer as atividades.

2.7. Políticas

O Business Process Management demanda a presença de alguns controles sobre a gestão de processos da empresa. É imprescindível que se tenha uma governança de processos que implante normas, políticas e diretrizes que limitem a execução dos processos.

Assim, a segurança da empresa é garantida, uma vez que define o que pode ser realizado dentro da organização e aquilo que não pode, alinhando a conduta dos funcionários e os desejos dos acionistas.

2.8. Tecnologias

É fato que os processos não precisam necessariamente ser feitos por pessoas. É totalmente possível, ainda mais com tantos avanços, fazer uso das tecnologias para automatizar funções e dar suporte aos processos. O que importa, na verdade, é que o uso delas traduza a visão estratégica do negócio.

Conheça algumas das tecnologias aplicadas à gestão de processos:

• Enterprise Architecture (EA);

• Business Process Analysis (BPA);

• Business Rules Management Systems (BRMS);

• Business Activity Monitoring (BAM);

• Enterprise Repository;

• Business Process Management Suite (BPMS);

• Service Oriented Architecture e Enterprise Application Integration (SOA/EAI).

Resumindo, são tecnologias que vão permitir a modelagem e arquitetura de processos, a análise, o gerenciamento de dados, o monitoramento e gerenciamento de arquitetura de informações, a execução dos processos e das regras de negócio, hardware e aplicações, entre várias outras funcionalidades.

3. Funcionamento do Business Process Management

De maneira resumida, três fases compõem uma consultoria de BPM: análise situacional, desenho de novos processos e automatização do que foi modelado. Vamos demonstrar essas etapas seguindo com o exemplo da execução de uma solução tecnológica a seguir:

3.1. Análise da situação atual do negócio

Como passo inicial, um consultor qualificado em BPM aplicado à tecnologia realiza um reconhecimento do cenário dos processos da organização.

Além disso, ele levanta as oportunidades de melhoria. Assim, um diagrama de contexto é feito, o qual representa um olhar macro a respeito de como são feitos os processos cabíveis nessa análise.

3.2. Desenho dos novos processos

Em um segundo momento, é realizada a modelagem dos novos processos. Vale lembrar que o consultor pode fazer mudanças radicais nas atividades que já estavam sendo desenvolvidas ou, então, realizar ajustes, dependendo do que foi analisado na primeira fase.

3.3. Automatização dos processos

Após fazer a análise situacional e o desenho dos novos processos, é o momento de olhar para o software que vai ser colocado em prática e fazer a aderência daquilo que foi projetado em termos processuais. Dessa forma, os novos processos serão automatizados.

Faz-se necessário destacar que essas três fases demonstram o início de todo o trabalho. No entanto, é importante saber que o BPM é uma disciplina que apresenta um ciclo de vida infinito. Ou seja, isso quer dizer que a abordagem deve ser sempre revista. Afinal, a organização está em constante mutação e, por isso, precisa sempre renovar os seus processos.

4. Benefícios da metodologia BPM

Agora vamos conhecer as principais vantagens da aplicação das práticas de BPM no seu negócio. Confira!

4.1. Efetividade dos negócios

Um eficiente BPM vai permitir que você realize pausas em seus processos de negócios, efetue mudanças e promova novas execuções. Sendo assim, redefinir as atividades deixa de ser um grande problema.

O resultado é uma capacidade bem maior de adaptação às situações instáveis. Agilidade e controle também permitem que a organização altere os fluxos de trabalho, personalizando-os como e quando for preciso.

4.2. Redução de custos

Ao fazer a implementação do BPM, torna-se possível cortar custos que estão relacionados à execução de processos de negócios. Isso ocorre porque, com os processos otimizados, a força de trabalho também é aprimorada. Dessa forma, ao mesmo passo em que a produtividade aumenta, os gastos são reduzidos.

Com uma produção mais ágil e com os custos menores, o tempo entre a fabricação dos produtos e a entrega para o consumidor é otimizado, passando a atender as demandas do mercado com mais eficiência, o que significa aumentar as vendas.

Combinado a tudo isso, as empresas também podem melhorar a sua rentabilidade a partir da redução dos resíduos, já que o BPM promove a alocação e o acompanhamento de recursos a fim de evitar desperdícios. Além disso, as avaliações de desempenho que são habituais acabam facilitando a visualização de ineficiências, permitindo ações de correção com mais tempo.

4.3. Otimização de tempo

Como permite a automatização de processos, o BPM reduz a exposição a falhas e erros em geral, aprimorando a qualidade do resultado final como um todo. Sem contar que o gerenciamento e a automação eficazes reduzem o tempo gasto pelo processo.

4.4. Eliminação dos ruídos de comunicação

Ruídos na comunicação em um ambiente empresarial podem resultar em perda de dinheiro e de tempo. Ao garantir uma visão mais sistêmica, o BPM auxilia na redução ou até mesmo na eliminação dessas falhas de comunicação, garantindo que o processo aconteça de maneira otimizada.

4.5. Eficiência corporativa

O BPM é capaz de aumentar significativamente a eficiência dos processos de negócio. A integração do início ao fim é o que confere a ele esse potencial todo.

Com essa abordagem, a organização consegue realizar um acompanhamento mais proficiente de atrasos, de erros ou de refações de tarefas, reduzindo o tempo gasto com correções de rumo e simplificando a exclusão de gargalos. Além disso, o BPM otimiza os processos a partir da implementação da automação e da eliminação de atividades redundantes.

4.6. Ganhos de compliance e segurança

As boas práticas de BPM também auxiliam no gerenciamento de relatórios financeiros, no andamento de uma ampla gama de serviços burocráticos e no cumprimento de leis trabalhistas.

Vale ressaltar, ainda, que o gerenciamento de processos de negócio tem a capacidade de promover medidas de segurança e de proteção, uma vez que simplifica a correta documentação dos procedimentos.

4.7. Visibilidade do funcionamento do negócio

O Business Process Management faz uso de programas de software refinados para automatizar os processos. O mais interessante de tudo é que tais sistemas permitem que os responsáveis pelas tarefas acompanhem o desempenho, conferindo o funcionamento do negócio em tempo real.

Simplesmente, a automatização mostra como os processos trabalham sem a necessidade de monitoramento e de extensas técnicas. Ou seja, tudo se torna mais sistêmico e transparente.

5. Ferramentas para BPM

Ao implementar projetos de BPM, é possível usar algumas ferramentas, e o BPMN (Business Process Modeling Notation — ou em português, Notação de Modelagem de Processos de Negócios) está entre elas.

Essa é uma metodologia que diz respeito a uma notação gráfica, a fim de representar processos de negócios em um diagrama, ou seja, consiste em uma série de ícones padrão para o desenho de processos, facilitando, assim, o entendimento do usuário.

O propósito maior do BPMN é ser um apoio para o uso do BPM por não especialistas. Então, será útil para fornecer a eles uma notação bastante intuitiva, o que permite a representação de processos de negócio complexos.

6. Fases do BPM

O BPM consiste em duas fases:

• AS IS (modelagem do estado atual do processo);

• TO BE (modelagem e otimização do estado desejado).

O passo inicial para qualquer projeto de BPM (com exceção dos casos de processo novo) é compreender o processo que já existe e identificar as suas falhas para:

• evitar rejeição imediata dos atuais usuários do processo;

• não cometer os erros do passado;

• definir métricas para identificar as melhorias proporcionadas pela otimização;

• conhecer melhor os pontos de melhoria.

O processo AS IS funciona contendo seus acertos e erros. Em cima de tal processo, é preciso aplicar indicadores e encontrar gargalos visando propor o processo futuro TO BE. Veja algumas ações relevantes:

• discutir e compreender o processo;

• simular alternativas;

• analisar a eficiência e a eficácia do processo atual;

• especificar os sistemas de informação que deverão suportar o negócio.

No processo TO BE deseja-se criar um ambiente de debate entre as partes envolvidas de modo a aprimorar o processo em questão ou questioná-lo, a fim de verificar se, de fato, ele agrega valor à empresa, com as seguintes abordagens:

• melhoria contínua;

• adoção de melhores práticas e processos;

• redesenho de processo;

• benchmarking;

• inovação de processos.

A habilidade para fazer mudanças no processo tende a ser mais relevante do que a habilidade de criá-lo, uma vez que gera condições para que toda a cadeia de valor possa ser continuamente melhorada, monitorada e otimizada.

O conhecimento do processo e toda a sua documentação são fundamentais para identificar os pontos positivos e negativos. Afinal, como chegar ao TO BE sem compreender o AS IS? Não é possível, concorda?

Enfim, analisar, controlar, automatizar e aprimorar os processos vai garantir que a organização consiga processos mais baratos e eficientes. Tudo isso pode ser conquistado ao se utilizar o Business Process Management.

O BPM é bastante eficaz em garantir vantagens competitivas para a empresa, principalmente em processos e operações que possuam muitas modificações de acordo com as suas condições.

7. Exemplos de processos de negócio

Um processo significa um conjunto de ações realizadas por uma ou mais pessoas na busca de um objetivo maior. Tal objetivo pode ser prestar um serviço, efetuar uma venda, fechar a contabilidade, criar um produto, entre várias outras possibilidades.

A divisão de processos que é mais trabalhada atualmente é a apresentada no Guia de Corpo Comum de Conhecimento, que foi criado para ajudar os profissionais de BPM.

Nesse guia, a divisão dos processos empresariais é apresentada em três grandes grupos: primários, de suporte e gerenciais. Veja a seguir os diferentes tipos de processos de negócio e suas diferenças.

7.1. Processos primários

São também conhecidos como “processos finalísticos”. Os processos primários são fundamentais e representam as atividades que uma empresa desempenha para cumprir a sua missão. Por esse motivo, eles estão relacionados diretamente com os clientes, e isso significa que são os processos mais palpáveis para o consumidor.

São exemplos desses processos: a criação e produção de determinado produto, a venda, a divulgação e o pós-venda. Perceba que em todos esses procedimentos existe o contato direto com o cliente, sendo principalmente nesses momentos que o consumidor decide se gosta ou não da marca e de seus produtos ou serviços.

7.2. Processos de suporte

O próprio nome já diz tudo: são processos que oferecem suporte aos primários. Ou seja, processos que vão agregar valor ao produto final e, por se tratarem de procedimentos internos, os clientes não os verão diretamente.

Os setores de recursos humanos e de tecnologia da informação são exemplos de processos de suporte. Embora saibamos que esses processos não entregam valor direto ao cliente, eles são indispensáveis e extremamente relevantes para a empresa, já que aumentam a efetividade dos processos primários.

7.3. Processos gerenciais

E, por fim, os processos gerenciais são aqueles estabelecidos para coordenar e controlar as atividades da organização. Isso quer dizer que eles garantem que tanto os processos primários quanto os de suporte estejam sendo bem concretizados, além de traçar planos para a continuidade das operações.

São processos que, assim como os de suporte, não agregam valor direto ao cliente, no entanto, estão presentes antes, durante e após o processo.

A própria atividade de gestão empresarial, responsável pela coordenação geral do negócio, é um exemplo de processo gerencial.

Veja alguns exemplos de processos de negócio:

• compras: gestão do processo de compras, recebimento de produtos, licitações e pagamentos;

• jurídico: gestão de contratos, confidencialidade de informações, riscos, compliance;

• vendas: gestão de oportunidades de vendas, follow-ups, emissão de propostas e controle de pagamentos;

• produção: gestão de produção e transformação de insumos;

• performance: gestão de indicadores, performance, diferenciais competitivos, metas, resultados;

• atendimento a clientes: disponibilização de linhas, canais e processos para atendimento a clientes;

• serviços: gestão de serviços a clientes;

• tecnologia da informação: apoio à gestão de projetos, aquisições, gestão de demandas, suporte, problemas, implementação de padrões (ITIL, COBIT etc.)

• gestão de pessoas: abertura de vagas, admissão, recrutamento e seleção, reembolsos, férias, justificativas, demissão;

• financeiro: gestão financeira, pagamentos, fluxo de caixa, empréstimos, orçamento;

• qualidade: planos de melhoria, análise de problemas, registro de não conformidades;

• marketing: gestão de demandas de geração de leads e vendas;

• jurídico: gestão de contratos, riscos, confidencialidade de informações, compliance;

• estratégia: definição de estratégias, implementação, planos de ação;

• documentos: gestão do ciclo de vida de documentos;

• contabilidade: gestão de orçamentos, processos contábeis, fechamentos contábeis.

Enfim, foi possível compreender, neste artigo, que o BPM trata-se de um conjunto de boas práticas que as empresas fazem para cuidar da sua operação. Ao permitir uma visão macro dos processos, o BPM oferece a possibilidade de tomar decisões mais conscientes de cada aspecto envolvido, portanto, uma chance maior de efetividade.

O Business Process Management torna todos os aspectos da empresa mais transparentes. Dessa forma, os gestores podem contar com uma base de dados confiável para auxiliá-los na avaliação dos investimentos. Enfim, toda organização deve direcionar os seus esforços para o gerenciamento dos seus processos e conhecer o BPM, por ser um caminho bastante consolidado no mercado.

Agora que você já sabe o que é BPM, aproveite para compartilhar este artigo nas suas redes sociais e permita que os seus amigos também compreendam esse conceito!